Телефакс представляет собой электромеханическое устройство, состоящее из сканера, модема, принтера, мотора и шестерней. Мотор и шестерни отвечают за нормальную подачу бумаги в сканер и принтер. Сканер считывает изображение документа, оцифровывает его и передает информацию в модем. Модем преобразует цифровые сигналы в последовательность модулированных сигналов и обеспечивает их передачу на другой факсимильный аппарат через обычную телефонную линию. Модем принимающего телефакса преобразует данную последовательность обратно в цифровую и передает ее на принтер. Принтер распечатывает изображение на специальной термобумаге в соответствии с полученной информацией.

Недостатки телефаксов

Подверженность значительному механическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается пылью и грязью, попадающим со считываемых документов. Пластиковые шестерни изнашиваются. Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов в сканер, так и термобумаги в принтер. Таким образом, качество передаваемых и принимаемых документов значительно ухудшается.

Невозможность автоматизированной работы. По обычному телефаксу сложно отправлять документы большому числу адресатов. Секретарь вынужден вручную набирать номера, перезванивать в случае занятости адресата или при неудавшейся передаче.

Неэффективное использование дорогой термобумаги. Большинство факсимильных аппаратов распечатывает все получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации) на специальной дорогой термобумаге. Кроме высокой цены, у этой бумаги есть еще один существенный недостаток — изображение на ней неизбежно выцветает со временем. Таким образом, все важные сообщения необходимо копировать для хранения.

Новая аппаратура факсимильной связи

Объем информации, передаваемой по обычным телефонным линиям, постоянно увеличивается. В первую очередь это касается факсимильных сообщений. Поэтому сегодня многие пользователи заинтересованы в приобретении не простых автономных телефаксов, выполняющих строго определенные функции, а более совершенных систем, которые позволяют автоматизировать процесс приема, обработки и рассылки факсимильных сообщений и исключить отмеченные недостатки.

Идея использовать для создания таких интегрированных систем персональный компьютер впервые была реализована в 1985 г., когда фирма GammaLink выпустила первую компьютерную факсимильную плату. Это позволило подключить телефонную линию непосредственно к компьютеру и превратить его в мощный и многофункциональный телефакс. Сегодня компьютерные факсимильные платы выпускает огромное количество производителей. Их продукция, различающаяся по некоторым функциональным возможностям, служит одной цели — автоматизации процесса передачи, приема и распределения факсимильных сообщений, обмен которыми происходит по обычным телефонным линиям.

Компьютерно-телефонные факсимильные платы являются неотъемлемой частью индустрии компьютерной телефонии (КТ). Их стоимость может варьироваться от 50 дол. (за обычные низкоскоростные факс-модемные платы, чьи возможности и характеристики, как правило, оставляют желать лучшего) до 5000-7000 дол. (за специальные факсимильные платы, при создании которых использованы новейшие достижения и которые способны передавать разную информацию со скоростью 14 400 бит/с одновременно по 12 телефонным линиям. Системы, строящиеся на базе ПК с применением таких плат, обладают рядом существенных преимуществ перед обычными факсимильными аппаратами.

Удобство использования. Интеграция ПК с телефонной сетью и наделение его возможностями телефакса позволяет пользователям получать, обрабатывать и отправлять факсимильные сообщения, не отрываясь от своих компьютеров.

Эффективное использование телефонных линий. Факсимильная система, строящаяся на базе ПК, обеспечивает эффективный обмен информацией по малому числу телефонных линий, заменяя собой множество автономных телефаксов, для каждого из которых требуется отдельная линия.

Высокое качество передаваемого изображения. Любой документ текстового или графического редактора может быть передан в виде факсимильного сообщения высокого качества. Для этого с помощью специального программного обеспечения он преобразуется в формат, используемый факсимильной платой для передачи сообщений. Таким образом, гарантируется высокое качество изображения, поскольку документ не может быть "испорчен" ни низким качеством печати принтера, ни загрязнением сканера телефакса, ни неполадками в механизме подачи бумаги.

Сохранение конфиденциальности принимаемых сообщений. В отличие от обычных телефаксов, распечатывающих все поступающие сообщения на едином рулоне бумаги, системы КТ принимают и сохраняют их в персональных директориях пользователей, доступ к которым ограничивается паролем. Таким образом, полностью исключается просмотр важных документов посторонними людьми.

Кроме того, применение ПК для управления работой факсимильных карт позволяет реализовывать множество полезных и удобных алгоритмов — приложений КТ. Многие из них предоставляют возможность полностью автоматизировать процесс обмена факсимильными сообщениями. К таким приложениям КТ, получившим наиболее широкое распространение, относятся ФАКС-СЕРВЕР, ФАКС ПО ЗАПРОСУ И ФАКС-РАССЫЛКА. Применение факс-сервера сводит к минимуму временные и материальные затраты при приеме и передаче факсимильных сообщений. Факс по запросу позволяет автоматизировать процесс предоставления абонентам часто запрашиваемых документов. Факс-рассылка значительно упрощает работу персонала при рассылке большого количества разных документов большому числу адресатов.

Отправка факсов через интернет обычно осуществляется при помощи специальных программ или современных IP-АТС (у которых есть встроенная функция для работы с факсами), а также провайдера IP-телефонии, который обеспечивает коммутацию с удаленным факсом.

Сервис виртуальной АТС Octopus добавил услугу Виртуальный факс. Она позволяет отправлять и принимать факсы через интернет. Для отправки факса нужно лишь загрузить электронный документ поддерживаемого формата (Word, Excel, Power Point, Acrobat Reader, TIFF) и ввести номер получателя. Сервис позволяет просмотреть, как будет выглядеть факс и проконтролировать его доставку.

По какому принципу работает факс?

Для приема факсов можно приобрести телефонный номер Octopus, либо подключить свой телефонный номер по протоколу SIP от любого VoIP-провайдера, который поддерживает Т.38. Абонент может передать факс, выбрав соответствующую опцию в IVR-меню. Вы также можете инициировать прием факса во время разговора нажав на кнопку софтфона Октофон или комбинацию #2# на мобильном телефоне. Принятые факсы отправляются на заданный e-mail в виде графического файла, а так же сохраняются в журнале принятых факсов в личном кабинете Octopus.

2009. Microsoft Fax научили работать через VoIP

Microsoft Fax — это наиболее простой и удобный способ отправки и получения факсов для пользователей Windows. Данная утилита входит в комплект операционной системы, начиная с Windows 95. Однако до сих пор для использования этой утилиты нужно было либо устанавливать факс-модем, либо долго настраивать IP-АТС. Оба этих варианта были дороги и неэффективны. Сегодня компания FaxBack выпустила полезнейший (и причем бесплатный) плагин, который позволяет легко подключить Microsoft Fax к любому стандартному VoIP-шлюзу SIP T.38 и отправлять факсы непосредственно с компьютера. Распределение входящих факсов между компьютерами пользователей производится с помощью DID (Direct Inward Dial) маршрутизации на основании правил, установленных в настройках VoIP-шлюза. Пользователи также смогут установить VoIP Fax плагин на Microsoft Small Business Server, чтобы создать один виртуальный факс, который будет всегда доступен.

2009. Digium представил Fax For Asterisk

Разработчик open-source системы корпоративной IP телефонии Asterisk, компания Digium, представила модуль для работы с факсами Fax For Asterisk, который способен передавать и принимать факсы как через интернет, так и через обычную телефонную сеть. Реализация функции приема/передачи факсов может быть осуществлена двумя способами: с помощью DAHDI-совместимой интерфейсной платы или используя стандартный для SIP устройств протокол T.38. Версия Fax For Asterisk для подключения одной факсовой линии доступна бесплатно с сайта Digium. За каждую дополнительную линию придется единовременно заплатить по $38.50.

2008. Факс-шлюз для Asterisk

Похоже в обозримой перспективе Asterisk может получить, наконец, полноценный набор механизмов для работы с Т.38. На трекере позавчера обновился патч, реализующий функцию преобразования Т.38 в Т.30 и обратно для стыковки передачи факсов в VoIP (T.38) и ССоП (T.30). Новое приложение аналогично приложению T38Gateway из CallWeaver. Все желающие, приглашаются протестировать работу нового модуля. Похоже одним куском в мозаике поддержки Т.38 факсов становится меньше. Остаются еще проблемы поддержки T.38 в каналах H.323, MGCP и перехода на голосовую связь после передачи факса в Т.38.

2007. В IP-АТС Агат UX появилась возможность просмотра факсимильных сообщений, записанных сервисом голосовой почты

По многочисленным пожеланиям пользователей IP-АТС «Агат UX», компания «Агат-РТ» предоставляет специальное программное обеспечение FConvert для просмотра факсимильных сообщений, записанных сервисом голосовой почты. Так же, как и раньше, вам могут оставить факсимильное сообщение в голосовой почте. Вы получите уведомление по e-mail и, в дальнейшем, примите документ на факс-аппарат. Теперь вы еще можете преобразовать полученное по e-mail факсимильное сообщение в обычный формат *.bmp, просмотреть и распечатать его, оперативно включив в повседневный документооборот.

2006. В VoIP-сети Externet реализованна передача факсов

VoIP оператор Externet совместно с представительством Panasonic в России решил проблему пересылки факсов сети Externet с IP-УАТС Panasonic на VoIP-шлюзы производства Cisco. Гибридные IP-УАТС Panasonic серии KX-TDA располагают возможностью организации межстанционных IP-транков c помощью специальных 4- и 16-портовых плат. Однако в связи с использованием в сети Externet VoIP-шлюзов Cisco, возникли сложности с передачей факсов, так как IP-УАТС Panasonic не поддерживают фирменный сигнальный протокол корпорации Cisco. Как утверждают представители «ХитТелекома», совместимость была достигнута путем настройки переключения используемого в сети Externet гибкого коммутатора с кодека G.729 на широкополосный кодек G.711. Так что теперь с помощью гибкого коммутатора Externet можно переводить поступающие с IP-УАТС Panasonic сигналы на язык Cisco, т.е. для владельцев IP-УАТС Panasonic появилась возможность отправлять и принимать факсы.

Факс и факсимильная связь: история возникновения, принцип работы.

Факс, или факсимильный аппарат – это устройство, предназначенное для передачи графических изображений и текстовых документов с помощью телефонной линии или сети Интернет. Слово произошло от латинского fac simile , что означает «сделай так же», «сделай подобное».

Факс имеет богатую историю, начавшуюся почти 2 столетия назад в 1843 году, когда был запатентован первый электрический телеграф. Устройство шотландского физика Александра Бейна представляло собой примитивнейший факс. Через 12 лет уже итальянский ученый-изобретатель предложил использовать свою модель «факса» — Пантелеграф . Пантелеграф стал первым коммерческим устройством факсимильной связи, связав такие города, как Москва и Санкт-Петербург, Париж и Лион. Изображения сначала переводились на свинцовую фольгу с помощью изолирующего лака.

Что такое факс?

Благодаря этому, устройство считывало места с разной электропроводностью, и переводило их в электрический сигнал.

В конце 19 века с открытием фотоэффекта появились фотоэлектрические приборы для отправки различных документов. Они отличались относительной быстротой – передача 1 страницы занимала около 12 минут. Вслед за изобретением электронных ламп произошел очередной скачок в развитии факсимильных аппаратов, так в 20х годах 20 века был изобретен фототелеграф , принимавший графическую информацию на светочувствительный материал.

Факс, который мы знаем и используем, разработала в 1964 году компания Xerox . Тогда, он весил 21 килограмм, но был прост в использовании и передавал страницу информации за рекордные на то время 6 минут. С середины 20 века факсы появлялись в офисах по всему миру, и время передачи данных сократилось до 3 минут. Сейчас на рынке большую популярность имеют многофункциональные устройства, которые совмещают в себе принтер, копировальный аппарат, телефон и факс.

Принцип работы факса

Принцип работы факса достаточно прост: светочувствительные элементы считывают строку документа шириной в пиксель, затем полученная информация преобразуется в электрический сигнал и отправляется абоненту. В зависимости от типа связи, электрический сигнал, состоящий из 0 и 1, отправляется пакетом данных по цифровому каналу или преобразуется в волновой сигнал, если связь осуществляется по телефонной линии. Строки передаются и принимаются последовательно. Принимающий факс воспроизводит все вышеупомянутые действия в обратном порядке, и пользователь получает изображение.

Современные факсы бывают как монохромными, так и цветными, позволяя использовать четыре вида печати: на термоплёнке, на термобумаге, лазерную и струйную печать. Дешевизной отличаются устройства, работающие по технологии термопереноса, но в таком случае страдает качество изображения. Струйные факсы являются недорогими устройствами с неплохим качеством печати, но имеют один недостаток – не очень высокую надежность. Высокую скорость и одновременно отличное качество обеспечивают лазерные факсимильные устройства, однако из-за своей стоимости печать становится достаточно дорогой.

Бумага для факса также различается. Это может быть обычная офисная бумага для принтера формата А4, термобумага или бумага в рулоне. При выборе бумаги необходимо учитывать ее оптическую плотность, для того чтобы напечатанные документы дольше сохраняли читабельность. Оптимальная оптическая плотность – от 1,05 Д.

Функции факса

Несмотря на свою простоту, большинство факсов имеют целый арсенал полезных функций:

Характеристики факса

Размер документа, который может передать факс, стандартно составляет 220×290 мм или 422×600 мм.

Измерение скорости передачи. Факсы, подключенные к телефонной линии, принимают данные со скоростью от 60 до 250 строк в минуту.

Разрешение изображения или lpi определяет его качество.

Количество полутонов. Чем их больше, тем лучше выглядит полученная графика.

Считается, что факсы постепенно уходят в прошлое, уступая свое место электронной почте. На самом деле это не так и множество предприятий до сих пор используют технологии факсимильной связи для передачи документов и изображений. Удобство состоит в том, что любой бумажный документ можно быстро и без труда передать получателю в виде копии.

Впрочем, в настоящее время можно отправить факс через интернет, пересылая электронные данные на любой факс по всему миру, или же принять факс, даже не имея соответствующего устройства. Современные факсы без труда подключаются к сети, сохраняя документы в виде изображений на компьютер или сервер. Документы хранятся на сервере до тех пор, пока не осуществится прием файла получателем, посредством его печати или просмотра.

Одним из ведущих производителей факсимильных аппаратов на данный момент является компания Panasonic , которая выпускает моно и многофункциональные факсы различного назначения и принципа работы. В каталоге Интернет-магазина компании «Маринэк» представлены наиболее популярные модели факсов, факс-сервера, а также расходные материалы. Чтобы купить факс обратитесь к нашим менеджерам по телефону указанному на сайте.

К списку статей

Факсимильная связь на базе компьютерной телефонии

В статье мы рассмотрим вопросы, которые могут вас интересовать при приобретении факса. Сначала ответьте себе на вопрос, а нужен ли вам факс, будете ли вы его использовать? Современные интернет сервисы, такие как видео конференции, электронная почта и др. по своим функциям значительно превосходят эффективность факсимильной связи, но, все же, пока еще практически все используют привычный факс, который давно стал одним из атрибутов рабочего места офис-менеджера и секретаря.

Факс — перевод, определение, значение

Факс - это, в первую очередь средство связи, которое предназначено для передачи машинописных текстов и изображений по телефонной сети. При установлении связи с получателем изображение сканируется, а электронное специальное устройство посылает сигнал адресату, затем принтер адресата начинает печатать изображение.

Если вас интересует, как называется факс дословно , то для вас расшифровываем: «Факс — факсимильный аппарат коммуникационной связи».

Как выглядит факс

Как выглядит факс? Свиду это обычный телефон, но немного большего размера так как в него встроен контейнер для бумаги и печатающие части.

Также факс может быть встроенным в МФУ.

Функции, типы, виды, мощность

Пример номеров

Номер факсимильного аппарата, на который отправляется документ, формируется таким образом:

<код страны><код города><номер>

Код города и страны необходимы даже, если пересылка производится на территории одного города. Номер адресата, не содержит ни каких символов кроме цифр и тире.

Номер факса пример: представим, что мы хотим отправить документ в Санкт-Петербург, Москву и Вашингтон на факс номером 333-33-33. Правильные номера расположены ниже (при этом не имеет значения место, из которого высылаются факсы):

Узнайте про ремонт факсов / факсимильных аппаратов

В данном разделе рассматриваются создание, отправка и получение факсимильного сообщения. Более того, поскольку возможности Word как текстового редактора шире, чем встроенного редактора Outlook, мы решили рассмотреть создание факсимильного сообщения и средствами Word.

Создание факсимильного сообщения средствами Outlook

Создание факсимильного сообщения в Outlook фактически ничем не отличается от создания сообщения электронной почты. Для создания нового сообщения просто нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов Стандратная.

В поле Кому (То) выберите контакт, которому будет адресован этот факс. Outlook автоматически будет отправлять сообщение на номер, указанный в поле Факс (Fax) для данного контакта. Если в списке контактных лиц не указан номер факса получателя, можно ввести его номер с клавиатуры в следующем формате: . Например, чтобы отправить факсимильное сообщение на номер 2343476, введите в поле Кому следующее: .

Аналогично сообщению электронной почты введите тему и текст сообщения. После того как сообщение создано, для его отправки воспользуйтесь примером, приведенным ниже.

Пример 14.7. Отправка факса

{В форме Сообщение}

Учетные записи Fax Mail Transport

Отправить

После отправки факсимильное сообщение перемещается в папку Исходящие (Outbox) и после окончательной процедуры отправки и приема сообщения, как и обыкновенное сообщение, - в папку Отправленные (Sent Items).

Рис. 14.3. Факсимильное сообщение

Создание факсимильного сообщения средствами Word

Ранее говорилось, что Microsoft Word 2002 может являться редактором сообщений электронной почты, но об этой возможности мы еще расскажем в главе "Outlook и Office". В случае же факсимильных сообщений, где основополагающим фактором является четкость и лаконичность графики, Word предлагает более богатый выбор возможностей по сравнению с Outlook. Но данное замечание не снижает возможности редактора Outlook, а лишь подчеркивает их. Поскольку на этом примере демонстрируется концепция интегрируемости приложений Microsoft Office XP, что разрешает пользователю, вооружившись возможностями основных приложений Office, автоматизировать и упростить свою деловую деятельность. Однако перейдем от слов к делу.

Запустите Word, создайте простой документ (документ i) и введите в него необходимую информацию. Вы можете вставлять в документ рисунки, таблицы и вообще полностью форматировать и редактировать его по всем правилам Word. Когда документ готов к отправке, выполните следующий пример.

Пример 14.8. Мастер факсов Word 2002

{ В окне Word}

Файл > Создать... -> Общие шаблоны

Письма и факсы

Мастер факсов

Следующий документ: Документ 1

Другое приложение FAX (рис. 14.4)

Введите сведения о получателе

Изысканный

Введите сведения об отправителе

Рис. 14.4. Fax Wizard, шаг Fax Software

Несколько замечаний о работе Fax Wizard (Мастер факсов).

Адресная книга.
Адресная книга.

Рис. 14.5. Факс, сгенерированный Мастером факсов Word

Несколько замечаний о работе Fax Wizard (Мастер факсов).

Вводя сведения о получателе, отправитель может воспользоваться кнопкой Адресная книга. Ее нажатие вызовет одноименное диалоговое окно, в котором можно выбрать получателя факса для контакта. Мастер факсов автоматически определит номер факса для контакта. Вообще говоря, эти данные отображаются только на титульном листе.
Ввод сведений об отправителе практически ничем не отличается от ввода данных о получателе. Но чтобы не вводить каждый раз информацию о себе заново, советуем создать для себя контакт и пользоваться впоследствии кнопкой Адресная книга.
Как и в Outlook, титульные страницы факсов Word можно редактировать, более того, пользователь может создавать собственные титульные страницы, используя шаблоны Word.

Итак, титульная страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с помощью флажка установить специфику факса (секретно, срочно, на утверждение и т. д.)- После чего, убедившись в готовности созданного факсимильного сообщения к отправке, нажмите кнопку Отправить факс (Send Fax) на панели инструментов Мастер факсов.

Если вы будете использовать титульные страницы, созданные Мастером факсов Word, имеет смысл отключить добавление титульной страницы самого факса. Иначе получатель будет принимать две титульные страницы.

Отправка и получение факса

Отправка факсимильных сообщений так же проста, как и отправка сообщений электронной почты. Если факсимильное сообщение готово к отправке, нажмите кнопку Отправить/Получить на панели инструментов Стандартная. Произойдет абстрактная отправка факса, т. е. факс перейдет в папку Отправленные, не будучи еще фактически отправленным получателю. Это действие показывает, что формат сообщения успешно преобразован. Через некоторое время появится диалоговое окно Fax Monitor , демонстрирующее процедуру дозвона до номера получателя.

После автоматического набора номера и в случае готовности факса получателя к приему произойдет соединение двух факсимильных аппаратов и нач нется передача факса. Процедуры дозвона и передачи факсов отображаются в диалоговом окне Fax Monitor . В случае необходимости пользователь может прервать передачу факса, нажав кнопку End Fax Call.

Получение факса происходит исходя из настроек, описанных выше, в случае автоматического приема факса от пользователя не требуется никаких действий. Факс автоматически установит соединение и примет факсимильное сообщение, после чего переместит его в папку, предназначенную для хранения таких сообщений.

Для просмотра факса перейдите в указанную папку и двойным щелчком откройте факсимильное сообщение.

Когда принимается факс, он имеет графический формат, т. е. это рисунок. Его можно смотреть, вращать, инвертировать, но он остается рисунком. Если необходимо работать с факсимильным сообщением как с текстом, используя, например, Word, то факс следует преобразовать. Outlook и Office не имеют встроенного OCR-редактора (Optical Character Recognition), но существует множество доступных приложений, осуществляющих это преобразование. Например, FineReader, которое является самостоятельным программным пакетом. FineReader берет факс, сканирует его и создает на выходе стандартный текстовый файл.

Все больее широкое распространение сейчас получили быстрые средства связи, в частности факсимильная связь. С ее помощью передаются телефаксограммы (факсы).

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефоным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизитеАдресат вместо почтового адресауказывается код города и номер факса получателя.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются:

Код отправителя

Дата и время передачи, а также ее длительность

Номер телефакса, с которого передана информаия

Количество переданных страниц

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходими скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимльных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.

Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

Уважаемый Игорь Леонидович!

Господин Зорин!

Игорь Леонидович!

Уважаемый господин Зорин!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Затем уместны были бы слова благодарности:

Мы были рады получить Ваше письмо

Большое спасибо за факс от 04.06.00

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

В связи с...

Согласно контракту от... N ...

В соответствии с...

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

Отправляем Вам...

Ставим Вас в известность...

Высылаем Вам...

Напоминание

Напоминаем Вам...

По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу

Подтверждение

Концерн... подтверждает получение...

Подтверждаем, что партия ТНП получена...

Извещение

Сообщаем Вам, что...

Ставим Вас в известность, что...

Извещаем Вас, что...

Пожалуйста сообщите...

Просим оплатить в течение... банковских дней...

Мы будем благодарны, если Вы...

Гарантия

Оплату гарантируем.

Качество продукции наша фирма гарантирует.

Предложения

Мы рады предложить Вам...

Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за...

К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Предупреждение

Фирма оставляет за собой право обратиться... , если Вы...

Задержка поставок может привести к...

Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

Приглашение

Просим принять участие в...

Приглашаем Вас...

Мы рады пригласить Вас...

Письма можно закончить фразами:

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

Обработка факсов_ 101

Настройка телефонной книги факса

Эта функция позволяет сохранять в памяти устройства имена и

номера получателей факсов, а также настройки передачи.

Предусмотрено два варианта настроек: Отдельный и Группа .

Отдельный: емкость телефонной книги - 500 номеров факсов.

Для номеров, сохраненных в категории Отдельный , предусмотрен

быстрый набор (Ном.быс.наб. ).

Группа: при регулярной отправке одного документа нескольким

адресатам создаются группы. В устройстве можно сохранить до 100

номеров группового набора. Записи, сохраненные в категории

«Группа», можно выбрать в списке для отправки на вкладке

Основные меню Факс . Группа может быть составлена из

нескольких записей в категории Отдельный .

Сохранение отдельных номеров факсов

(Ном.быс.наб.)

1. Выберите Факс > Основные > Отдельный .

Правка: изменение параметров ИД , Ном.быс.наб. и Ном.

факса .

Созд.: создание новой записи Ном.быс.наб. .

Удал.: удаление выделенной записи Ном.быс.наб. .

Поиск: поиск номера факса, сохраненного в телефонной книге

введите ИД .

Сведен.: вывод ИД , Ном. факса и сведений о группе (если

Прим: включение выделенного номера факса в список

отправки на вкладке Основные .

Отмена: отмена текущего задания с переходом к предыдущему

2. Нажмите Созд. .
3. Введите имя адресата в поле ИД с помощью всплывающей

клавиатуры и соответствующий номер факса в поле Ном. факса с

помощью цифровой клавиатуры на панели управления.

ИД: здесь указывается имя.

Ном.быс.наб.:

Ном. факса: в этом поле введите номер факса, состоящий

только из цифр. Если необходимо, укажите телефонный код.

4. Нажмите OK .

Сохранение групповых номеров факсов (Номер

группы)

1. Выберите Факс > Основные > Группа .
2. Нажмите Созд. .
3. Нажмите область ввода в ИД гр. наб.: и введите имя с помощью

появившейся клавиатуры.
Выберите Ном. гр. наб.: с помощью стрелок влево/вправо.

ИД гр. наб.:: ввод имени группы.

Ном. гр. наб.:: в это поле автоматически подставляется

первый свободный номер быстрого набора. Для назначения

другого номера используйте стрелки влево/вправо.

4. Нажмите OK .

5. Выберите запись в списке Номера быстрого набора и нажмите

кнопку Добав. . Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все

необходимые записи не будут введены.
Обязательно скопируйте выделенный номер списка Номера

быстрого набора в левую панель, которая представляет собой

список групп.

Настройка телефонной книги факса с помощью

SyncThru™ Web Service

Сохранять номера факса через подключенный к сети компьютер

можно посредством программы SyncThru™ Web Service.

Отдельные

1.
2.

3. Нажмите Адресная книга > Пользователи .
4. Нажмите Добавить .
5. Введите Имя , Номер быстрого набора и Номер факса .
6. Нажмите Применить .

Групповые

1. Откройте веб-браузер компьютера.
2. Введите IP-адрес устройства; после этого откроется

приложение SyncThru™ Web Service.
(Пример: http://123.123.123.123)

3. Нажмите Адресная книга > Группа .
4. Нажмите Добавить группу .
5. Введите Имя группы и Номер быстрого набора .
6. Добавьте отдельные адреса в группу факсов.
7. Нажмите Применить .

Передача по запросу

Функция запроса вводится в действие тогда, когда один факсимильный

аппарат запрашивает отправку документа у другого. Она позволяет

выполнить передачу с удаленного устройства даже в том случае, если

отправителя нет на месте. Для получения документа необходимо

установить связь с удаленным устройством и запросить передачу

факса. Другими словами, устройство, на котором хранится оригинал,

подвергается «опросу».

Для использования этой функции она должна быть реализована

и в передающем, и в получающем устройстве.

Процесс передачи по запросу происходит следующим образом:
1. Отправитель сохраняет в устройстве оригинальные документы.

2. Отправитель предоставляет получателю код доступа.
3. Получатель набирает номер факса и при появлении

соответствующего запроса вводит код доступа. (См. «Отправка

запроса на удаленный факс» на стр. 102.)
Нажав кнопку Старт , получатель принимает сохраненный в памяти

удаленного устройства факс.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов.

В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Примеры текстов телефонограмм

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках.

При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:

– наименование организации;
– наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;
– дата документа;
– время передачи-приема телефонограммы;
– регистрационный номер документа;
– ссылка на регистрационный номер и дату документа;
– место составления или издания документа;
– адресат;
– заголовок к тексту;
– текст документа;
– подпись;
– отметка об исполнителе;
– должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;
– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
– идентификатор электронной копии документа.

Датой телефонограммы является дата се передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

Пример оформления принятой телефонограммы

Факсограммы

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного но каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, срочно требующиеся адресату.

Факсимильный терминал (телефакс) – устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу но сетям электросвязи и прием – обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы.

Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.

По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа – подлинника (договора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.

В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представлении отчетных и статистических данных. Вместе с тем в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала.

Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура передает листы формата А4.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу

Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения.

1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителями.
2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
3. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.
4. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
5. Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствии с инструкциями по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).

Пример оформления факсограммы

6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати" и т.д.).
8. В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Если документ послан па согласование, то на первом листе документа указывается "Проект".
9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
10. Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы.
11. После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы – телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории:

а) абонентские факсимильные службы – Телефакс (служба реального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накоплением);
б) клиентская факсимильная служба – Бюрофакс;
в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуществляется с использованием службы Бюрофакс, прием – с использованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс – Телефакс, Телефакс – Бюрофакс).

Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах.

Клиентская служба "Бюрофакс" предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющих собственных факсимильных средств. Служба "Бюрофакс" обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба "Бюрофакс" обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:

– подачу документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;
– подачу документа с факсимильной установки отправителя;
– доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;
– доставку факсимильного сообщения средствами электросвязи на факсимильную установку получателя;
– доставку факсимильного сообщения средствами почты;
– выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования);
– выдачу факсимильного сообщения получателю но предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телекс);
– различные категории срочности передачи и доставки сообщений.

Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.

Абонентская служба "Комфакс" – факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе:

– передачу сообщений в заранее назначенное время;
– многоадресную и циркулярную передачу;
– автоматический сброс сообщений на терминал получателя;
– получение сообщений в заранее определенный интервал времени;
– организацию абонентских факсимильных почтовых ящиков;
– уведомление о приеме для обработки и о доставке сообщения адресату;
– повторную передачу.

Создание абонентской службы "Комфакс" связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе "Комфакс" промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов.

Браузеры